Klantverhaal
Data-gestuurde bedrijfsvoering bij het Ministerie van Defensie
Dit project in het kort
01
Data op orde brengen door onderliggende oorzaken aan te pakken
02
Informatievoorziening in lijn brengen met interne processen
03
Werkwijze neerzetten die blijvend gebruikt kan worden
Opdrachtgever
Ministerie van Defensie
In geen enkele andere organisatie vind je wereldwijde logistiek voor zowel voedsel, medicijnen, reserveonderdelen, kleding als wapens en munitie. Het Ministerie van Defensie is een organisatie met veel verschillende culturen, bedrijfsonderdelen en processen. Dat maakt het ook een van de meest complexe en uitdagende omgevingen om in te werken.
De vraag: hoe krijgt Defensie de data weer op orde, zodat de informatiesystemen de processen effectief ondersteunen?
De uitdaging
Data afstemmen met processen
Defensie schakelde ons in omdat problemen in de data ervoor zorgden dat systemen bij de Landmacht, Luchtmacht en Marine niet optimaal werkten. Vanuit Defensie leek dit een technisch probleem. Maar al snel werd duidelijk: de kern lag in de organisatie zelf.
Data stuurt processen aan, en die processen moeten de bedrijfsvoering ondersteunen. Dat betekent dat data in lijn moet zijn met hoe er daadwerkelijk gewerkt wordt. De uitdaging omvatte dus veel meer dan techniek alleen. Met onze 3D-aanpak kregen we verandering voor elkaar.
Zo gingen we te werk
De 3D-aanpak
Stap 1. Mens
We brachten de volledige organisatie in kaart: van processen tot betrokken afdelingen. Welke afdelingen vroegen om verbetering? Welke data-objecten speelden daarin een rol, en wat moest er veranderen om processen soepeler te laten verlopen? Door dit eerst scherp te krijgen, konden we gericht en onderbouwd doorpakken.
Stap 2. Proces
Op basis daarvan maakten we een veranderplan om de organisatie voor te bereiden op de nieuwe werkwijze. Want informeren alleen is niet genoeg: de organisatie moet ook écht anders gaan werken. Het uitvoeren van processen is mensenwerk, dus de medewerkers moeten weten wat ze doen en waarom. Dat vroeg om training en nieuwe procedures die aansloten bij de dagelijkse praktijk.
Stap 3. Techniek
Pas hierna konden we succesvol het technische werk doen: de data zelf aanpassen. En dat is veelzeggend. Want die data-aanpassing bleek maar 10% van het totale project te zijn. De andere 90% zat in mensen en processen. Samenwerking tussen die drie elementen leidt tot blijvend succes, ook bij Defensie.
Het resultaat
Een blauwdruk voor blijvende verandering
Bij de Landmacht, Luchtmacht en Marine hebben we dit proces voor één wapensysteem doorlopen, zodat er een werkwijze is om ook procesverbeteringen bij andere wapensystemen door te kunnen voeren. De blauwdruk staat inmiddels, maar voor blijvende verandering is meer tijd nodig. Data op orde houden vereist blijvende aandacht als integraal onderdeel van de processen.
Nieuwsgierig wat 3Delta voor je kan betekenen?
Plan een quick scan
Snel weten waar je staat en wat de volgende stappen zijn, ontdek:
// Ontdek:
- Hoe volwassen je organisatie nu is
- Waar je vastloopt
- Hoe je met onze 3D-aanpak in beweging komt